Et mentorprogram har uanset størrelse brug for en organisation, som tager sig af forberedelse, gennemførelse, problemløsning og evaluering af programmet. Organisationens opgave er at være bindeled mellem de deltagende mentorer og mentees og virksomhedsledelsen. Det bindeled er ofte overset eller undervurderet, men det er nødvendigt for at få mentorprogrammet gjort synligt og eftertragtet, hvilket er en vigtig faktor for at opnå succes.
Et mentorprogram lever sit eget liv gennem de mentorpar, der er dannet, og hvis der ikke går information til ledelsen om mentorprogrammets status og udvikling, vil det stille og roligt blive usynligt – mentorparrene passer jo sig selv og gør ingen væsen af sig. En form for formaliseret rapportering til de ledelser, der støtter programmet, vil medvirke til at sikre dets fortsatte liv.
Tovholdere
Omdrejningspunktet for etablering og gennemførelse af et mentorprogram er virksomhedernes tovholdere, der oftest sidder i HR-afdelingen. Den enkelte tovholder kender de behov, som virksomheden har i forbindelse med ledelsesudvikling og har derfor et stort kendskab til virksomhedens ledere.
Tovholderen er særligt aktiv i rekrutteringsfasen, hvor der skal findes og udvælges mentorer og mentees til mentorprogrammet.
Konsulenter
Mange virksomheder benytter sig af en eller flere eksterne konsulenter til at sætte et mentorprogram i søen. En konsulents opgaver varierer fra at være inspirator eller oplægsholder, gennemføre matchning og til at være egentlig driftsansvarlig.
Ledelsen har fokus
Et vellykket mentorprogram er afhængigt af, at det har opbakning fra ledelsen. Det gælder også for mentorerne, der jo bruger tid på mentees, der enten er fra andre af virksomhedens afdelinger eller fra helt andre virksomheder. Ledelsen skal samtidig være klar over, at en mentee har en mentor fra en anden afdeling eller fra en anden virksomhed.
Formidling af mentorordningen
Information om et nyt mentorprogram kan for eksempel lyde således:
- Har I en leder eller flere, som I kunne tænke jer at tilbyde et mentorforløb?[bka1] [BT2]
- Har I en leder eller flere, som kunne tænke sig at udvikle sit eget lederskab gennem opgaven som mentor for en mindre erfaren leder?
- Både som mentor og mentee vil man som del af forløbet få en introduktion til programmet samt tilbud om kursus og indføring i brug af relevante værktøjer til processen.
En tovholder kan også rette direkte kontakt til et område, en leder eller en anden centralt placeret person i virksomheden. Undertiden vil der være brug for, at tovholderen oplyser mere indgående om, hvad et mentorskab er og kan bruges til, da det stadig er et nyt begreb for mange virksomheder og deres ledere.
Finde mentees
For at finde mentees kan man annoncere mentorprogrammet som en intern nyhed i virksomheden eller via andre interne informationskanaler. Det vil i så fald være op til den enkelte medarbejder at reflektere på annonceringen.
Tovholderen kan også informere direkte til chefer på udvalgte niveauer, således at en chef kan være med til at afgøre, om en eller flere af et områdes medarbejdere kan være egnede mentee-kandidater.
Endelig kan tovholderen gå målrettet til værks ved at henvende sig direkte til mulige mentee-kandidater eller deres ledere.
Uanset hvilken kommunikationskanal, der benyttes, skal det fremgå, at mentorskab kan skabe forandring gennem faglig og personlig udvikling, gennem refleksion, gennem hjemmeopgaver og gennem afprøvning af nye ideer.
Finde mentorer
Der kan på samme måde annonceres efter mentorer til mentorprogrammet – indirekte gennem intern information eller mere målrettet ved at spørge udvalgte personer, om de har lyst til at være mentorer.
Hvis der er tale om et program, der afvikles internt i en virksomhed, må tovholderen eventuelt sammen med ledelsen tage stilling til, om der skal være et særligt fokus på at udvælge mentorer som repræsentanter for korpsånd eller som bærere af virksomhedskulturen. Hvis programmet går på tværs af virksomheder, må man sikre sig, at mentorerne har erfaring inden for mentorprogrammets formål.
Ganske mange af de virksomheder, vi har arbejdet med, har mentorer, der har deltaget flere gange. Det er udviklende for mentorerne selv, og det er også en kvalitet i et mentorprogram, at der medvirker endog meget erfarne mentorer, som kan tage imod mentees, der har særligt krævende udfordringer.